业务操作流程

收取定金

1、合同单据草本前5页(综合信息表、PI、成本核算表、生产通知、包装唛头)完善并检查;

2、打印PI、成本核算表、生产通知(两份)、包装唛头,建立纸质档案袋,制单人、审单人、复核人依次审核并签字;

3、今目标新建一个项目,上传此单合同单据草本;

4、生产通知、成本核算表、包装唛头交给郜经理审核;

5、今目标新建审批申请,上传此单的电子版生产通知,包装唛头。

 

二、订单跟进

生产过程中,业务员要及时跟进并掌握此单生产进度,遇到问题及时解决,如有验货需要,提前告知工厂。

 

三、发货

1、货好7-10天

指定货:通知客户货好时间,要指定货代联系方式——给指定货代发托书,让其安排船期——等入货通知(如果付款条款是发货前付尾款,请注意催款时间);

预付货:询船期和海运费——选择订舱代理——发托书订舱——等入货通知。

 

2、拿到入货通知后:

* 检查我们的发货计划是否能赶上入货通知上的各项要求(截单、截港等),必要情况下提前向代理申请时间;

* 入货通知给发拖车货代,告知计划提箱和装柜时间;

* 给罗厂长和利佳发短信:JF17-A* (*个小柜/高柜) 预计2017年*月*日 (周*)到厂装柜;

* 尽早问厂里要此单包装数据;如果超过一个货柜,提前做好分装明细并发给利佳。

 

3、提箱后:

* 问拖车货代要箱子信息,并以短信形式发给罗厂长、利佳:

JF17-A*  (*个小柜/高柜)  箱号:**   封号:**   车号:***  预计2017年*月*日 (周*) 到厂装柜;

* 与订舱货代确认提单信息(收发货人信息、港口信息、箱型、箱封号、品名),件重尺信息先不确认。

 

4、装柜后 &开船前

* 回箱单信息发给利佳:JF17-A*  箱号:**   封号:**   钢制**柜  **包  ***KGS  **CBM;

* 给订舱货代最终件重尺信息,提单确认,VGM确认(尽量装完柜后1个小时内完成);

* 制作报关单据并提交报关行;如果走一达通,需要在一达通上确认好产品信息,下载报关资料,发给报关行(尽量装完柜后半天内完成);

* 放行后,放行通知书和情况说明的电子版发给财务;

* 制作议付单据(装完柜后两天内完成);

* 给客户发装柜照片、议付单据草本、催尾款。

注意:以上项目中的件重尺 (**包  ***KGS  **CBM)必须完全一致;若发现此单提单上显示的是分单号,及时问订舱代理要证明文件。

 

5、开船后:

* 问订舱货代要港杂(海运)费账单,检查无误后提交审批(从一达通出货的单子,费用说明上要标注“一达通”字样,方便财务统计);

* 财务付款后,让代理邮寄正本提单和发票;

* 登记发票,邮寄正本议付单据(对于船期很短、需要电放的货,开船后要尽快邮寄其它议付单据,电放提单随后以邮件形式发给客户);

* 跟进议付单据签收情况;

* 提醒客户到港日期,新客户发送delivery notification;

* 开船后1个月左右,根据财务要求制作退税单据;

* 发货完毕后,实际合同单据、正本议付单据及时上传到今目标。

 

第三部分的发货流程是根据大部分发货情况总结的,特殊情况下要特殊处理。

报关单据包括:入货通知、报关发票、报关箱单、报关合同、销售确认书、情况说明

议付单据包括:正本提单、发票、箱单、(产地证)

退税单据包括:报关发票、报关箱单、报关合同、提单扫描件、购销合同、装运单、(提单号证明)