业务操作流程

 

收取定金

1、业务单据前5页(定单信息表,PI,成本核算表,生产通知,包装唛头)完成。

2、打印PI、成本核算表、生产通知(两份)、包装唛头;建立纸质档案袋;制单人、审单人、复核人依次审核并签字。

3、生产通知,成本核算表,包装唛头交给郜经理审核。

4、今目标新建“项目”,上传此单的业务单据、定单记录表。

5、今目标新建“审批申请”,上传此单的生产通知、包装唛头。

 

二、订单跟进

生产过程中,业务员要及时跟进并掌握此单生产进度,遇到问题及时解决,如有验货需要,提前告知工厂。

 

 三、发货流程

 1. 根据预计可装柜时间安排订舱

指定货:通知客户货好时间,要指定货代信息——发托书,让其安排订舱 ——等入货通知(若付款条款是发货前付尾款,请注意催款时间)。

预付货:询船期和海运费——选择订舱代理——发托书——等入货通知。

2. 拿到入货通知后:

* 检查我们的发货计划是否能赶上入货通知上的各项要求(截单、截港等),必要情况下提前向代理申请时间。

* 入货通知给发拖车货代,并告知计划提箱和计划装柜时间。

* 给罗厂长和利佳发短信,通知预计装柜时间  例:JF17-A*  *个小柜/高柜 预计2017年*月*日(周*) 到厂装柜。 今丰xxx

* 尽早问厂里要此单包装数据;如果超过一个货柜,提前做好分装明细并发给利佳。

3. 提箱后:

问拖车货代要箱子信息,并以短信形式发给罗厂长、利佳:

例:JF17-A*  *个小柜/高柜 箱号:***  封号:***  车号:***, 司机电话***,预计*年*月*日(周*)到厂装柜。  今丰xxx

4. 装柜后&开船前

* 回箱单信息发给利佳

例:JF17-A*  箱号:*** 封号:***  钢制**柜  *包  *KGS  *CBM 今丰xxx。

* 提单确认,VGM确认,通知订舱代理代录舱单(尽量装完柜后1个小时内完成)。

* 制作报关单据并提交报关行(装完柜后半天内完成)。

* 放行后(开船前1~2天),放行通知书和情况说明的电子版发给财务。

* 制作议付单据(装完柜后一天内完成)

* 给客户发装柜照片、议付单据草本、(催尾款)

注意:

1)回箱单、报关单据、议付单据中的件重尺信息(**CARTONS **KGS **CBM)必须完全一致

2)若发现此单提单上显示的是分单号,及时问订舱代理要证明文件。

5. 开船后:

* 账单审批:问订舱货代要港杂、海运费账单,检查无误后提交今目标审批。

* 财务付款后,让货代邮寄正本提单和发票。

– 收到发票后要做发票登记。

– 收到正本提单后给客户邮寄整套议付单据(今目标新建审批,预约DHL)。

注意:若是电放提单,开船后要尽快邮寄产地证等其它议付单据,电放提单随后以邮件形式发给客户。

* DHL单号发给客户,并及时跟进议付单据签收情况。

* 提醒客户到港日期,新客户要发送Delivery Notification。

* 开船后1个月左右,根据财务要求制作退税单据。

* 发货完毕后,替换业务单据、正本议付单据上传到今目标。

 

第三部分的发货流程是根据大部分发货情况总结的,特殊情况下要特殊处理。

 

报关单据包括:入货通知、报关发票、报关箱单、报关合同、销售确认书、情况说明

议付单据包括:正本提单、发票、箱单、(产地证)

退税单据包括:报关发票、报关箱单、报关合同、提单扫描件、购销合同、装运单、(提单号证明)、放行通知书

 

 

  焦甜洁

                                                               2017.07.12